Tout savoir sur les frais professionnels de votre salarié

Tout savoir sur les frais professionnels de votre salarié à domicile


Votre salarié engage des dépenses pour les besoins de son activité professionnelle ? Quelles sont les sommes à  lui rembourser ? 

Voici toutes les informations à connaître afin d’y voir plus clair. 

Frais de transport 

  1. Trajet domicile-travail 

Transports en commun 

Si votre salarié utilise les transports en commun pour se rendre à votre domicile, vous devez prendre en charge une partie du montant de l’abonnement. 

  • Si votre salarié travaille plus de 17,5 h par semaine : vous devez prendre en charge au minimum 50% du montant de l’abonnement 
  • Si votre salarié travaille moins de 17,5 h par semaine : le montant de la prise en charge se calcule au prorata du temps de présence, d’après le calcul suivant : 

        

Attention ! Cela ne vaut que pour un abonnement (annuel, mensuel ou hebdomadaire) nominatif au transports publics et non pas pour les tickets à l’unité. 

Exemple n°1 : 

Votre salarié travaille 35 heures par semaine. Chaque matin, il prend le bus pour se rendre à votre domicile. Le prix de son abonnement mensuel est de 75€.

Le calcul est alors le suivant : 

Chaque mois, vous devrez rembourser la somme de 37,50€ à votre salarié. 

Exemple n°2 : 

Votre salarié travaille 5 heures par semaine, le mardi et le jeudi. Il utilise le métro pour se rendre à votre domicile. Le prix de son abonnement mensuel est de 75€. 

Le calcul est alors le suivant : 

Chaque mois, vous devrez rembourser la somme de 10,71€ à votre salarié. 

  1. Transport individuel 

Votre salarié utilise son propre véhicule pour se rendre à votre domicile ? 

Vous devez prendre en charge les frais liés à l’utilisation de ce véhicule seulement si votre salarié est contraint de l’utiliser à cause de difficultés d’horaires ou à cause de l’inexistence des transports en commun. 

Ce remboursement s'effectue sous la forme d’une prime ou du versement d’indemnités kilométriques. 

Les indemnités kilométriques à verser à votre salarié sont calculées au minimum sur la base du barème kilométrique des fonctionnaires. 

Barème kilométrique des fonctionnaires 

Le saviez-vous ?  Il est possible de donner plus, mais attention : si le montant calculé dépasse le coefficient renseigné dans le barème fiscal, il sera susceptible d’être réintégré dans le salaire net de votre salarié, et donc soumis à cotisations sociales. 

Jusqu’à 2 000 km

De 2 000 km à 10 0000 km

Après 10 000 km

Véhicule de 5 CV et moins 

0,29

0,36

0,21

Véhicule de 6 CV et 7 CV

0,37

0,46

0,27

Véhicule de 8 CV et plus 

0,41

0,50

0,29

Exemple : 

Votre salarié travaille 5 jours par semaine et habite dans un lieu qui n’est pas desservi en transport en commun. Il prend sa voiture (5 CV fiscaux) pour se rendre à votre domicile et effectue en moyenne 130 kilomètres par jour pour l’aller-retour. 

En prenant en compte le barème kilométrique des fonctionnaires, le calcul est le suivant : 

Ainsi, chaque mois, vous devrez verser 816,20€ à votre salarié.

  • Trajets réalisés au titre de la prestation de travail 

Si votre salarié utilise son véhicule pendant ses heures de travail, il a droit à : 

- Des indemnités kilométriques calculées au minimum sur la base du barème kilométrique des fonctionnaires et au maximum sur la base du barème fiscal classique (voir tableaux ci-dessus)

- Un supplément de rémunération dont le montant est librement négocié entre vous et votre salarié 

Exemple : 

Votre salarié travaille 3 jours par semaine, le lundi, le mercredi et le vendredi. Tous les mercredi, il accompagne en voiture (3 CV fiscaux) votre enfant à son cours de danse. Il effectue 40 kilomètres aller-retour. 

En prenant en compte le barème kilométrique des fonctionnaires, le calcul est le suivant : 

Ainsi, chaque mois, vous devrez verser 50,22€ à votre salarié.

  1. Notes de frais 

Votre salarié se rend régulièrement à la boulangerie pour acheter un goûter à votre enfant ? 

Les dépenses de ce type sont couramment appelées “notes de frais” et doivent être remboursées.

Astuce !  Sur Yoopies, à partir du 25 de chaque mois, vous pouvez inscrire le montant des notes de frais depuis votre compte. 

Faut-il déclarer ces sommes sur Pajemploi/CESU ? 

Toutes ces sommes sont en principe exonérées de charges sociales. Leur déclaration sur Pajemploi ou CESU est donc facultative. 

Pour éviter tout conflit avec votre salarié, vous pouvez tout de même les renseigner.

Et les retenues sur salaire, c’est possible ? 

Il n’est pas possible de prononcer des retenues sur salaire à titre de sanction (par exemple si votre salarié n’est pas venu travaillé, ou a perdu les clefs de votre appartement. 

En revanche, les retenues sur salaire sont possibles dans le cas suivants : 

  • Si votre salarié loge à votre domicile : vous pouvez déduire, au minimum, 71€ du salaire net (ce montant peut être réévalué à la hausse en fonction de la valeur locative du bien)
  • Si votre salarié prépare ses repas avec vos propres aliments : vous pouvez déduire 4,70€ par repas. 

Dans le cas où vous n'ayez toujours pas trouvé la réponse à vos questions, vous pouvez nous contacter à l'adresse contact@yoopies.fr


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